Возмещение расходов
сотруднику, связанных с командировкой, является обязанностью работодателя (ст.
167 ТК РФ).
Все расходы
командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами.
Исключением являются лишь суточные, за которые работник отчитываться не должен.
В бухгалтерском учете
все хозяйственные операции отражаются в соответствии с первичными документами,
оформленными в момент их свершения (п. 4 ст. 9 Федерального закона от
21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 129-ФЗ).
Закон N 129-ФЗ не
уточняет, как должна поступить организация в случае утери документов. Не
содержится таких уточнений и в Положении по ведению бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина
России от 29.07.1998 N 34н). Поэтому необходимо обратиться к Положению о
документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР
29.07.1983 N 105, далее - Положение), которое регламентирует порядок хранения
первичных документов и применяется в части, не противоречащей действующему
законодательству.
Порядок действий при
потере первичных документов прописан в п. 6.8 Положения. Однако представляется,
что в нем прописан порядок действий в случае пропажи или гибели первичных
документов, ранее имевшихся в организации.
В то же время Минфин
России считает, что в случае утраты проездного документа, оформленного на
бланке строгой отчетности, его может заменить дубликат проездного документа или
копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации,
осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной
организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое
лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (письмо Минфина
России от 05.02.2010 N 03-03-05/18).
Полагаем, что если у
организации будет в наличии один из перечисленных выше документов, то расходы в
бухгалтерском учете могут быть учтены как документально подтвержденные расходы,
связанные с командировкой.
Согласно п. 5 ПБУ
10/99 "Расходы организации" (далее - ПБУ 10/99) в бухгалтерском учете
расходы на командировки включаются в состав расходов по обычным видам
деятельности и отражаются на счетах учета затрат (счета 20, 26, 44). При этом
источник списания командировочных расходов зависит от цели и характера
командировки.
В случае отсутствия
подтверждающих документов (в том числе указанных выше - дубликата проездного
документа или копии экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной
организации, осуществившей перевозку физического лица или справки из
транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать
физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки), но при
утверждении руководителем авансового отчета работника (в том числе в части не
подтвержденных документально расходов), по нашему мнению, оформляется
бухгалтерская справка и расходы относятся к прочим с отражением на счете 91,
субсчет "Прочие расходы".
Таким образом,
расходы на проезд, связанный с командировкой работника, будут отражаться в
бухгалтерском учете следующими записями:
Дебет 71 Кредит 50
- выданы под отчет
деньги на расходы, связанные с направлением работника в командировку.
В день утверждения
руководителем организации авансового отчета в бухгалтерском учете проводятся
следующие записи:
Дебет 20 (26, 44)
Кредит 71
- учтены расходы на
счетах учета затрат, если расходы подтверждены соответствующими документами;
или
Дебет 91, субсчет
"Прочие расходы" Кредит 71
- на основании
бухгалтерской справки учтены расходы, подтверждающие документы по которым
отсутствуют.
В случае, когда
расходы принимаются в бухгалтерском учете, но не могут быть приняты в налоговом
учете, образуются постоянные разницы (п. 4 ПБУ 18/02 "Учет расчетов по
налогу на прибыль организаций"), что приводит к образованию постоянного
налогового обязательства (п. 7 ПБУ 18/02). Соответственно (если организация
применяет ПБУ 18/02), делается запись:
Дебет 99, субсчет
"ПНО" Кредит 68, субсчет "Расчеты с бюджетом по налогу на
прибыль".
По мнению Минфина
России, при оплате работнику затрат, которые он не подтвердил документально,
следует удерживать НДФЛ (смотрите, например, письма Минфина России от
31.12.2010 N 03-04-06/6-329, от 05.02.2010 N 03-03-05/18).
Удержать его можно из
любых выплат работнику, например из заработной платы:
Дебет 70 Кредит 68,
субсчет "НДФЛ"
- удержан НДФЛ с
суммы возмещения проезда при отсутствии проездного документа.
Вместе с тем, хотя в
приведенном выше письме Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18 указано, что
при отсутствии документального подтверждения целевого использования данных
денежных выплат теряется их непосредственно компенсационный характер и они подлежат
обложению НДФЛ на общих основаниях, далее говорится, что в случае потери
подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного
документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной
организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из
транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать
физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.
По нашему мнению, из
этого следует, что при утере сотрудником проездных документов, но вместе с тем
при представлении документов, указанных выше документов (дубликата...,
копии..., справки...) суммы выплат возмещения проезда НДФЛ не облагаются.
По материалам службы
Правового консалтинга ГАРАНТ".
Теги: Юридические услуги. Серпухов. Юристы. Адвокат. Консультации. Юридическая консультация. Помощь. Защита в суде
Ипотека. Налоги. Алименты. Семейные жилищные споры. Ксерокопирование документов. Юрист. Суд. Ксерокопии.
Реклама: Нотариус.. Экспертиза. Саморегулируемая организация строителей. СРО. Охрана. ЧОП, Триколор. ТВ.
Комментариев нет:
Отправить комментарий