В командировку отправлен штатный сотрудник, который по возвращении не представил оправдательные документы. Денежные средства сотруднику были компенсированы на основании его заявления. Как правильно отразить эту ситуацию в бухгалтерском учете?

На основании п.п. 16 и 18 ПБУ 10/99 "Расходы организации" (далее - ПБУ 10/99) осуществленные сотрудником в ходе командировки расходы признаются на дату утверждения руководителем организации авансового отчета.

В силу п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, по возвращении из командировки должны в течение трех дней представить авансовый отчет.

Таким образом, можно сделать вывод, что обязанность по предоставлению авансового отчета возникает у работника только при условии фактического получения денежных средств на командировочные расходы.

Как мы поняли из условий вопроса, в анализируемой ситуации работнику понесенные затраты компенсировались уже после его возвращения из командировки. Следовательно, так как расходы осуществлялись им исключительно за счет собственных средств, то и подотчетным лицом этот сотрудник не является.

В таком случае полагаем, что оснований для обязательного оформления авансового отчета (унифицированная форма N АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) не возникает.

В то же время сотрудником должны быть представлены другие документы, подтверждающие факт осуществления расходов и их величину.

Как следует из вопроса, сотрудником оправдательные документы предоставлены не были. Расходы же были компенсированы по его заявлению.

Пункт 4 ПБУ 10/99 предусматривает, что расходы организации, в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации, подразделяются на расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы.

Пункт 5 ПБУ 10/99 устанавливает, что расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг.

Так как первичными документами производственный характер расходов не подтвержден, полагаем, что в таком случае расходы организации на компенсацию затрат сотрудника следует учесть в составе прочих расходов на основании п. 12 ПБУ 10/99.

Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, указывает, что для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Принимая во внимание, что организацией денежные средства под отчет не выдавались, а сотрудником не представлялся авансовый отчет, считаем, что применение счета 73 в рассматриваемой ситуации правомерно.

В таком случае в учете Вашей организации целесообразно сделать следующие записи:

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 73

- отражена в составе прочих расходов сумма компенсации работнику понесенных расходов;

Дебет 73 Кредит 68, субсчет "НДФЛ"

- удержан НДФЛ с суммы компенсации*(1);

Дебет 73 Кредит 50

- из кассы выдана сумма компенсации.

По материалам  службы Правового консалтинга ГАРАНТ".

Теги: Юридические услуги. Серпухов. Юристы. Адвокат. Консультации. Юридическая консультация. Помощь. Защита в суде

Ипотека. Налоги. Алименты. Семейные жилищные споры. Ксерокопирование документов. Юрист. Суд. Ксерокопии.

Закон. Новости. Законы. Новый правовой центр. Московская область.

Реклама: Нотариус.. Экспертиза. Саморегулируемая организация строителей. СРО. Охрана. ЧОП, Триколор. ТВ. 

Ø  Здесь Вы можете получить СКИДКУ на НАШИ УСЛУГИ.

Ø  У нас Вы можете получить юридические услуги, помощь и защиту в суде>>>>,

Ø  Помощь при ДТП - Возмещение вреда (обжалование незаконных действий)

Ø  Помощь и защита в суде. Адвокат.   Суд городской Федеральный Арбитражный и Третейский суд.

Ø  Споры по оценке со страховыми компаниями и помощь в проведении независимой экспертизы

Ø  Оказываем помощь строительным и проектным организациям для вступления в СРО