Практически все
руководители хотят знать, что делают сотрудники в рабочее время. Ведь
бесконтрольность и свободный доступ к ресурсам могут спровоцировать различные
виды злоупотреблений со стороны персонала. Главное в этом деле - соблюсти
баланс между уважением и доверием с одной стороны и четким контролем с другой.
По статистике, 70%
всех убытков предприятий, связанных с различным воровством, происходит по вине
сотрудников или при их участии. При этом подавляющее количество нарушений
совершают люди, отработавшие в компании более одного года, и ранее не
замеченные в подобных нарушениях. Ведь работая продолжительное время на
предприятии, сотрудник знакомится с системой учета, контроля и безопасности,
принятой в ней, и в дальнейшем может использовать эти знания в своих целях.
Конечно, воровство -
это крайний вариант. Есть ряд более "мелких", но не менее неприятных
для организации, моментов.
Наиболее типичные
виды злоупотреблений со стороны персонала:
·
"разбазаривание"
рабочего времени;
·
эксплуатация
казенного оборудования в личных целях;
·
нарушение
норм корпоративной культуры;
· воровство
наличности из кассы, чеков, использование наличности не по назначению,
фальсификация кассовых денег и сумм на банковских счетах, подделка чеков;
·
кража
оборудования и инвентаря;
·
сговор
с клиентами, поставщиками, покупателями (завышение цен, искусственное их
вздувание, использование подставных поставщиков);
·
"откаты"
(предоставление заказов за вознаграждение);
· фальсификация
записей и отчетности для покрытия недостачи, фальсификация отчетов по
командировкам;
·
несанкционированная
продажа имущества фирмы;
·
оплата
труда несуществующим лицам и иные махинации по выплате зарплаты.
По мнению
специалистов по управлению персоналом, только 30% сотрудников при любых
обстоятельствах не предадут фирму. 50% готовы нарушить закон, если они будут
уверены в своей безнаказанности или знают, что их ждет мягкое наказание, и
оставшиеся 20% готовы нарушить закон при любых обстоятельствах.
Понятно, что,
учитывая все вышесказанное, руководство многих компаний начинает строго
контролировать свой персонал. В 2003 г. эксперты American Management
Association и The ePolicy Institute провели обзор систем наблюдения за
сотрудниками. Из 1627 опрошенных руководителей 82% признались, что используют
те или иные формы электронного контроля или физического наблюдения: в 63%
компаний отслеживают обращение к интернет-ресурсам, а около 47% компаний
просматривают электронную почту своих сотрудников. Подобных данных по России, к
сожалению, нет. Но, по мнению специалистов, у нас примерно такое же положение
дел.
Основными методами,
используемыми на российских предприятиях для контроля над сотрудниками,
являются следующие:
Метод 1. Подбор
(отсев) кадров
Первым шагом на пути
контроля является процедура подбора и проверки кандидатов. Однако, проблема
заключается в том, что специалисты по управлению персоналом даже при
использовании самых современных методов психологии не в состоянии однозначно
ответить на вопрос, будет ли тот или иной сотрудник в дальнейшем использовать
свое положение в корыстных целях. Выявить таких людей бывает очень сложно, так
как при приеме на работу стандартные проверки обычно не дают результатов. Да и
на бывшем месте работы предпочитают расставаться, не афишируя выявленных
фактов, боясь повредить репутации компании, или не желая ввязываться в долгие
судебные разбирательства.
Метод 2.
Видеонаблюдение
Системы
видеонаблюдения на предприятиях бывают двух типов: открытые и скрытые.
В первом случае
работники знают, что за их действиями наблюдают, стараются максимально полно
выполнять возложенные на них функции и избегать злоупотреблений. Однако, здесь
немаловажную роль играет психологический фактор: сотрудники могут скованно себя
чувствовать, испытывать дискомфорт и т.п. В итоге работодатель может лишиться
эффективной работы конкретного работника или подразделения в целом.
При скрытой системе
персонал не подозревает о наличии видеонаблюдения и ведет себя свободно. В то
же время руководитель владеет информацией не только о деятельности каждого
сотрудника, но и о его манере поведения, психологии мышления и прочих
личностных характеристиках, на основании чего может сделать определенные
выводы. Но в этом случае начальство сильно рискует: если сотрудники каким-то
образом узнают о том, что за ними тайно наблюдают, они могут расценить это как
оскорбление. В результате - потеря лояльности даже самых верных работников.
Метод 3.
Автоматизированный учет рабочего времени
Существующие сегодня
на рынке электронные системы учета и регистрации рабочего времени без труда
позволяют вычислить, например, сколько времени из 8 часов рабочего дня
конкретный сотрудник потратил на обед, нахождение вне рабочего места, курилке,
когда покинул рабочее место.
Системы контроля
доступа (СКД) помимо выполнения функции ограничения доступа позволяют решить
вопросы безопасности и дисциплины, назначить каждому сотруднику индивидуальный
временной график работы, сохранить и затем просмотреть информацию о событиях за
день, автоматизировать кадровый и бухгалтерский учет, создать
автоматизированное рабочее место охранника и т.д.
Метод 4. Прослушивание и запись телефонных разговоров
Современные системы
позволяют суммировать время разговоров сотрудников в течение рабочего дня,
контролировать время неслужебных международных и междугородних переговоров.
Например, цифровые многоканальные системы предназначены для записи,
регистрации, архивирования и документирования телефонных переговоров и
аудиосигналов.
Использование систем помогает избежать:
·
Проявления
некомпетентности и грубости сотрудников в общении с клиентами
·
Утечки
конфиденциальной информации о предприятии
·
Недобросовестности
менеджеров, агентов и других работников при обсуждении с клиентами финансовых
вопросов и ведении деловых переговоров
О прослушивании
разговоров, как о видеонаблюдении, сотрудников лучше предупреждать изначально.
К тому же сам факт возможного контроля со стороны руководства будет
стимулировать каждого работника тщательнее относиться к своим служебным
обязанностям, корректно общаться с клиентами. Использование служебного телефона
в личных целях практически прекратится, сократятся затраты на оплату
переговоров, особенно междугородних, телефонные линии разгрузятся от
неслужебных разговоров.
Метод 5. Просмотр электронной почты
Самый сложный вопрос
- законность мониторинга электронной корреспонденции персонала. Здесь нужно
четко разделять личные почтовые ящики и корпоративную почту. Просмотр личных
почтовых ящиков однозначно незаконен. За несанкционированный просмотр личной
электронной почты в России предусмотрена уголовная ответственность (ст. 137,
138 УК). Поэтому во многих организациях вводят запрет на пользование личной
почтой на рабочем месте. И с помощью ограничения доступа делают это технически
невозможным.
Другое дело - почта корпоративная. Если следовать не
моральным и этическим принципам, а сухой букве закона, то просмотр писем
сотрудников не является нарушением их прав. "По формальным признакам
просмотр служебной электронной почты подпадает под действие статьи 138
Уголовного кодекса. - Но служебная почта - это один из "инструментов"
(наряду с компьютером, факсом, ксероксом и т.д.), которые предоставляются
работнику для выполнения им своих должностных обязанностей". Поэтому, просмотр
служебной корреспонденции не является ущемлением прав гражданина и не может
повлечь за собой какой-либо ответственности со стороны руководителя. Однако
работник должен быть поставлен в известность о возможном мониторинге. Лучше
всего, если мониторинг служебной корреспонденции выделяется отдельным пунктом в
трудовом договоре, который подписывает каждый сотрудник.
Метод 6. Контроль
работы компьютера
Существует ряд
специальных программ, предназначенных для сбора, хранения и анализа статистики
работы компьютера. Они осуществляют исчерпывающий контроль над всеми действиями
всех пользователей компьютера. Например, контроль за работой с интернет по
серверам или по сайтам. Естественно, такие программы используются на
большинстве российских предприятий. Что вполне оправданно и никоим образом не
нарушает права сотрудников.
Метод 7. Слежка за
мобильными телефонами
Это достаточно
экзотический метод, да и законность его использования - под большим вопросом.
Тем не менее, такая слежка дает руководству много преимуществ, начиная от
знания того, застрял ли работник в баре, а не в автомобильной пробке, и
заканчивая возможностью быстро отыскать конкретного сотрудника и при
необходимости переместить его в другое место. Кроме того, слежение позволяет
проверять, действительно ли работники перемещаются по служебным делам по
кратчайшему маршруту и насколько обоснованы транспортные расходы, заявляемые
ими. Особенно актуальна данная технология для транспортных фирм и служб
доставки.
Однако, при
контролировании сотрудников руководство должно выполнять ряд правил:
·
Уведомлять
сотрудников, что их будут контролировать.
·
Объяснять
необходимость такого контроля.
· Устанавливать четкие правила того, что будет контролироваться, и определять виды надзора.
·
Ограничивать
доступ к определенным ресурсам для всех сотрудников независимо от занимаемой
должности.
·
Четко
определять меры наказания за нарушение установленных правил.
Только при выполнении
всех вышеперечисленных пунктов система контроля будет работать эффективно.
А в заключение
хочется отметить, что работодатель, ведущий тотальный контроль за персоналом,
конечно же, получает экономию технических ресурсов, отчеты по использованию
оборудования и рабочего времени и возможность предотвратить различные
нарушения. Однако, и теряет он многое. Например, лояльность, атмосферу доверия
и свободно мыслящих сотрудников. Поэтому в деле контроля, как и в любом другом,
все-таки стоит соблюдать меру. И придерживаться "золотой середины".
Автор: Ю л ия Ю т к и н а /Л и ч н ы е Д е н ь г и/
w w w.p m o n e y. r u
По материалам http://www.mainjob.ru/publications/?print=9945
Теги: Юридические услуги. Юристы. Адвокат. Консультации. Юридическая консультация. Помощь. Защита
в суде
Ипотека. Налоги. Алименты. Семейные
жилищные споры. Юрист. Суд. Ксерокопии.
Реклама: Нотариус.. Экспертиза. Саморегулируемая
организация строителей. СРО. Охрана. ЧОП, Триколор. ТВ.
Комментариев нет:
Отправить комментарий